浙江省交通厅公文处理实施意见（修订稿）

（2004年12月22日 省交通厅 浙交〔2004〕551号印发）

为进一步精简文件，规范公文运转程序，提高公文处理质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和《中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅关于大力精简文件切实提高公文处理质量和效率的意见》（浙委办〔2004〕32号）等有关要求，结合本厅近年公文处理实际，现对《浙江省交通厅公文处理实施意见》（浙交〔2000〕469号）部分内容进行修订，并对一些重要事项作重申和细化。具体如下：

一、公文种类
省交通厅的公文种类主要有：通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、 公文格式
（一）发文机关标识、发文字号和用印除厅长办公会议纪要、专题会议纪要、传真等使用特定文件格式外，厅发文标识、字号和用印如下：
1．《浙江省交通厅文件》
（1）“浙交”字号：适用于以厅名义制发的通告、通知、通报、报告、请示、意见等文件。
（2）“浙交复”字号：适用于答复下级机关请示事项的批复文件。
（3）“浙交函”字号：适用于与不相隶属机关商洽工作的文件。以上文件盖厅印章。
2．《浙江省交通厅办公室文件》
适用于转发厅有具体实施意见的上级或同级有关文件、规定、办法，厅的有关规定、办法征求意见，印发厅机关内部工作制度、规定，以及厅办公室业务范围内的文件等，编“浙交办”字号，盖厅办公室印章。
3．《浙江省交通厅》
（1）适用于上级领导批示的答复，汇报我厅随同上级领导外出时议定的由我厅办理及省委、省政府会议和省领导确定由我厅办理事项的工作情况，编“浙交要函”字号，盖厅印章。
（2）适用于答复省人大代表建议、省政协委员提案，编“浙交提”字号，盖厅印章。
（3）适用于印发除全省交通工作会议等重要会议外的厅领导讲话、调查研究报告、资料性文件等参阅文件，编“浙交阅”字号，不盖印章。
（4）适用于以厅名义制发的各种会议（包括座谈、恳谈、现场会议，评估、审查、验收会议，培训班、学习班等）的通知，编“浙交会”字号，盖厅印章。
（5）适用于一般材料的报送，编流水号，盖厅印章。
（6）适用于各处室职责范围内的会议通知、日常业务联系、商洽工作、询问和答复问题等，不编文号，盖处室印章。
（二）上行文应当标注签发人姓名，如与其他单位联合行文的，应同时标注会签人姓名。上行文的“请示”和“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。“附注”位置在成文日期之下，空一行后另起一行空两格并加圆括号标注。
（三）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（四）公文如有附件（不包括被转发、印发、报送、发布件），应在正文下空一行另起一行空两格标识附件及名称。附件如有几个，应使用阿拉伯数字标出序号，附件名称后不加标点符号（如“附件：1. ××××××”）。
附件一般应与正文一起装订，并在附件首页左上角第一行顶格标识“附件（包括序号）”，页码续正文，公文版记置于附件最后一页最下方规定位置。如因附件较厚等原因不便与正文一起装订，应在附件首页的左上角第一行顶格标上公文的发文字号和附件序号（如“浙交〔2004〕8号附件2”）。
（五）主题词：报交通部的公文从交通部公文主题词表中选用，报省政府的公文从省政府公文主题词表中选用；厅发平行文、下行文和各单位报厅公文，可从部、省两主题词表中选用。公文主题词选用宜宽不宜窄，一般以标三至五个主题词为宜，最多不超过五个主题词。
（六）主送、抄送机关，应当使用全称或规范简称、统称。排列顺序一般为：各市交通局（委）、厅管厅属各单位、厅机关各处室等。
（七）联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
三、 行文规则
（一）行文应当确有必要，注重实效。
可发可不发、可转发可不转发、可抄送可不抄送的公文一律不印发、不转发、不抄送；能通过口头传达、面谈，或通过电话可以请示、答复清楚的事项，不应行文；可通过便函解决问题的，不应发正式公文；与已经发出的公文内容雷同，或照搬照抄上级公文内容，没有新内容和具体措施意见的，不应行文。文字尽可能精练，篇幅尽可能短小。
1．上级或同级有关文件、规定、办法，需下级单位或部门贯彻执行且厅没有具体实施意见的，经厅办公室审核同意后，可套用特定电子公文格式，通过办公自动化系统传递，不再印发纸质文件。
2．除全省交通工作会议等重要会议以“浙交”字号正式下发外，其他厅领导讲话或会议工作报告已印发会议材料或已作新闻报道的，会后通过内网公布，不再印发文件。确需下发的，可以“浙交阅”字号通过电子公文下发，不再印发纸质文件（未与本系统联网单位除外）。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
1．报交通部、省政府的请示、意见、报告，一律以厅名义上报。除“会议通知”外，厅向部有关司局、省级有关部门、市县人民政府行文一律用“函”。省公路局、省港航局、厅运管局、厅质监站等在职责范围内可与市县交通局、厅属单位直接行文，但主送时应用“函”，不得用“通知”、“批复”。
2．“请示”和“报告”要区分。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；请示问题涉及其他部门的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。上行文的“意见”按“请示”公文要求办理。“报告”不得夹带请示事项。
3．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”、“报告”。
4．根据要求，主送省政府的请示、意见、报告一般报送15份，内容单一的请示（如出国出访、会议等报批）报送5份，需省政府常务会议、省长办公会议审议的报送35份。
（三）主办为主，事先充分协调。
各单位上报的请示，凡涉及其他部门业务范围的事项，应事先征求有关部门的意见；如有关方面意见不一致，主办部门应列明各方理据，提出建设性意见，经有关部门主要负责人会签后，报省厅协调处理。各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，省厅有权责令纠正或撤销。
（四）上行文由主要负责人签发。
主送厅或厅主送交通部、省政府的上行文，必须由主要负责人签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但须随文以书面形式说明情况。
（五）明确时限，按时办文。
厅收到的公文，厅办公室应及时运转，做到急件随到随运转，原则上当日文件当日清。处室（单位）接到需办理的公文，一般公文在10个工作日内办毕，紧急公文在5个工作日内办毕，特急公文在2个工作日内办毕。根据规定，向厅征求意见或需厅会签的公文，除主办单位另有要求外，必须在5个工作日内予以答复；因特殊情况不能按时答复的，厅责任部门应主动向主办单位说明情况，否则视为失职，主办单位可视为“同意”而继续办文。需省政府和省政府办公厅转报、批转、转发的公文，一般事项提前10个工作日、紧急事项提前5个工作日向省政府办公厅报送。特别紧急需在5个工作日内办理的，必须在文中说明紧急原因及在本单位办理的经过。为省政府及其领导同志或省政府办公厅代拟的有关公文、讲话材料，应提前10个工作日提交省政府办公厅审核。
（六）除保密文件外，原则都运用办公自动化系统行文。
取消“签呈”，需正式办文的事项通过OA直接办文；不需办文仅要厅领导签署书面意见的，分别以“报告”或“请示”形式个人署名后，经厅办公室报厅领导。送厅领导审签的纸质文件（一般为保密文件），在厅办公室核稿后，由经办部门清稿再送签。
（七）各单位向厅报送公文，应在报送纸质文本的同时，将电子公文一并传送。
四、 发文办理
（一）拟稿
草拟厅稿，应情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。标题准确简明扼要，文种正确。拟制紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。同时附上附件、来文或办文依据。
（二）会签
1．厅发公文内容涉及几个处室的，拟稿处室应送相关处室负责人会稿，如有不同意见，应协商取得一致意见后再送厅办公室运转。经协商难以取得一致意见时，应将分歧意见如实呈报厅领导裁决。未经协商，不得单方直接自送厅领导签发。
2．厅主办的与省级有关厅局的联合发文，或厅发公文需省级有关厅局会签的，经厅负责人签发后，由拟稿处室（单位）送去会签。如有关厅局有实质性改动或改动较大的，应按程序送原签发负责人复审。我厅会办的联合发文，经分管部门负责人审阅，厅办公室核稿后，送厅领导审签。
（三）核稿
1．厅发公文都需经拟稿处室负责人审核，其中代办厅稿需经代办单位办公室秘书核稿后再送本单位负责人审核。
2．厅发公文签发前，先由厅办公室秘书审核，再送厅办公室分管负责人复核并确定送哪位厅负责人签发（常规性文件经厅办秘书核稿后可直接送交厅领导签发，重要文件及上报交通部和省政府的文件经厅办公室主要负责人审阅）。
3．审核重点：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和程序要求；处室（单位）意见是否协调一致；办文资料是否齐备；公文格式和种类是否符合规定；是否符合有关法律法规和政策规定；政策措施是否明确具体、切实可行；文字表述是否准确可行，内容是否完整；文字、标点、段落、语气是否恰当，篇幅是否太长。
（四）签发
以厅名义制发的上行文，经厅分管领导审核后，由厅主要领导签发；其他厅发公文，按职责分工由厅主要领导或分管领导签发；紧急公文，在厅分管领导不在机关的情况下，可由厅办公室电话汇报并得到同意后先发，事后补签。以厅办公室名义或厅便函形式制发的公文，由厅办负责人签发；重要的，经厅分管领导审阅后签发。已签发文件，经办部门认为需作实质性修改的，须按程序送原签发负责人复审。个别文字的技术性改动可由厅办公室审定。
（五）印发
公文签发后，经收发室对签批意见核对后编号（如尚需运转的，按签批意见继续运转），送文印部门缮印。文印人员经复核无误后，按规范格式、版面编排标准重新排版，并交由拟稿人或拟稿处室负责校对。复核重点是：审批、签发手续是否完备（重点核对上行文是否按规定签发），附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等（注意报送、转发、印发、发布类的格式）。经复核需对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。校对、印制后，应先送1份给办公室“第一读者”阅读（代办厅稿请代办单位“第一读者”阅读），准确无误后再盖章，发电子文件，并邮寄分发。文件一旦签发，必须在2个工作日内发出。如出现新的情况不再发文，部门领导应向签发文件的厅领导作说明，经批准后，由经办人向厅收发室销号。
五、 收文办理
（一）主送厅的公文（包括各处室收到的文件），均应经厅办公室按程序送批、运转，不得多头接收和送批；未经厅办公室签收送批的公文，不予办理。直接报厅领导个人及处室的需由厅办理的公文，应送厅办公室办理登记手续，按程序运转。
（二）加强收文审核工作，建立退文和通报制度。对下级单位行文不规范的文件，办公室可视情退回并适时通报。县级交通局，市交通局（委）所属公路、运管、港航管理机构，市属工程建设指挥部等向厅的越级行文，除特许外，厅不予收文。
（三）下列公文属一般公文，原则由厅办公室按职责分工直接通过OA发送主办部门（单位）和阅知部门（单位）。职能分工不明确的，由厅办公室提出建议，报厅领导或办公室负责人审定。
1．各市、县（市、区）政府和各市交通局（委）报厅审批事项的公文。
2．厅管厅属单位报厅审批事项的公文。
3．省直单位和其他不相隶属单位报厅审批事项的公文。
4．交通部司局、省直单位布置单项性工作需厅办理的公文。
（四）下列公文属重要公文。由厅办公室按照分工提出建议通过OA报厅领导阅批，再根据阅批意见发送阅办部门（单位）和阅知部门（单位）。其中全局性工作报厅主要领导阅批，单项性工作报厅分管领导阅批。
1．省政府、交通部布置工作需厅办理的公文。
2．省直单位布置涉及计划、财务、审计、建设项目、人事、外事、劳动、工资等工作需厅办理的公文。
3．国家、交通部、省政府、省人大、省政协领导同志的批示件和交办事项。
4．各市、县政府报省政府，省政府办公厅批转需厅办理的公文。
5．交由厅办理的省人大代表建议和省政协提案。
6．行政复议决定书、行政诉讼答辩书。
（五）上级和同级单位的普发文件、重要简报、信息及下级报备文件等，不需办理的，通过OA送厅各领导和有关部门（单位）传阅。对一般抄送厅文件，如只需单个部门（单位）阅知的，用纸张传阅，并不收文。
六、公文归档
收发室和各发文部门（单位）在每月的5日将上月的纸张来文及发文印件一式2份和办文底稿一并移交厅档案室，档案室及时整理、归档，以便网上查阅。
七、其他事项
（一）本实施意见是对行政公文的处理规定。
（二）本实施意见未及事项，按照国务院、交通部、省政府及本厅其它有关公文处理规定执行。
（三）省交通厅以往印发的有关公文处理规定与本实施意见不一致的，以本实施意见为准。
（四）本实施意见自2005年1月1日起实行。
附件：

厅机关处室和有关单位规范简称
（仅限浙江省交通系统内部行文使用）

处 室（单 位） 简 称

浙江省交通厅办公室 厅办公室

浙江省交通厅政策法规处 厅法规处

浙江省交通厅人事处 厅人事处

浙江省交通厅规划计划处 厅规划处

浙江省交通厅财务审计处 厅财务处

浙江省交通厅建设管理处 厅建管处

浙江省交通厅科技教育处 厅科教处

浙江省交通厅交通战备办公室 省交战办

浙江省交通运输工会 省交通工会

浙江省交通厅直属机关党委 厅直属党委

浙江省交通厅团工委 厅团工委

浙江省交通厅六大工程督查办公室 六大工程督查办

浙江省公路管理局 省公路局

浙江省港航管理局 省港航局

浙江省交通厅道路运输管理局 厅运管局

浙江省交通厅工程质量监督站 厅质监站

（浙江省交通厅工程造价管理站） （厅造价站）

浙江省交通规划设计研究院 省交通设计院

浙江交通职业技术学院 浙江交院

浙江省交通干部学校 省交通干校

浙江交通技师学院 技师学院

浙江省公路水运工程咨询监理公司 咨询公司

浙江省交通厅机关服务中心 厅服务中心

浙江省交通厅信息中心 厅信息中心

浙江省交通厅幼儿园 厅幼儿园

浙江省人民政府驻京办事处交通联络处 驻京联络处

浙江省交通投资集团有限公司 省交通集团公司

浙江省交通旅游导报社 省交通旅游导报社

××市交通局 ××市交通局

××市交通委员会 ××市交委

××市公路管理处（局） ××市公路处（局）

××市公路运输管理处 ××市运管处

（××市公路稽征处） （××市稽征处）

××市港航管理处（局） ××市港航处（局）

××市航运管理处 ××市航管处

××港务管理局 ××港务局